Descrição de Vaga



Código: K21135ASSISTEXECUTIV
Título da vaga: Assistente Executivo/a
Local: São Paulo,São Paulo
Região: Sul
Tipo de emprego: Efetivo
Nível Profissional: Secretária/Assistente
NÍvel Acadêmico: Ensino Superior Cursando
Turno/Horas:
Habilidades:
  • Graduação em Administração, Secretariado ou áreas correlatas.
  • Experiência em rotinas administrativas.
  • Inglês: nível avançado para fala, leitura e escrita (mandatório).
  • Excelente comunicação verbal e escrita.
  • Atitude proativa e resolutiva.

Condições de trabalho:

Modelo de contrato: CLT

Modelo de trabalho: home office na fase de pandemia, com previsão de retomada ao escritório de forma presencial.

Salário: a combinar

Benefícios: VT, VA, VR, plano de saúde e odontológico e seguro de vida.

Estamos prorrogando o recebimento de candidaturas até dia 28/11/2021

Serão somente aceitas as candidaturas que forem inseridas no site do IPO Instituto.

Mencionar no CV o último ou atual salário e a pretensão desejada.

Todos/as inscritos/as receberão uma mensagem na finalização do processo. Somente serão considerados para seguirem neste processo os/as profissionais que corresponderem ao perfil em exposição.

Agradecemos por seu interesse e aplicação.

Boa sorte!

Categoria:
Remuneração Básica: -   - 
Benefícios: 0
Resumo da Vaga:

Responsabilidades:

1) Atendimento à Gestão/Diretoria/Governança:

  • Organizar as agendas de compromissos fixos e recorrentes das Superintendências e da Governança da instituição, assegurando a devida reserva dos locais (físicos ou virtuais), os equipamentos e recursos necessários e confirmação prévia das presenças.
  • Organizar as pautas de algumas reuniões da governança, de acordo com as orientações.
  • Preparar viagens nacionais e internacionais, reservar hotéis, passagens aéreas e deslocamentos terrestres sempre que necessário, com observância às políticas internas.
  • Adquirir as refeições eventualmente necessárias às reuniões.
  • Manter atualizada a agenda institucional com os principais eventos do ano.
  • Preparar e entregar à Área Financeira os relatórios de prestação de contas de viagem, quando solicitado.

2) Atividades Administrativas

Infraestrutura do escritório:

  • Responsabilizar-se pelo bom funcionamento do escritório, zelando pelas ações necessárias à manutenção de limpeza, à disponibilidade de insumos e materiais de escritório, papelaria institucional, itens copa e de higiene, entre outros.
  • Ser ponto focal junto ao Condomínio, participar das reuniões da administração predial sempre que necessário, atendendo às solicitações e divulgando as informações relevantes ao time.
  • Cotar e solicitar serviços de manutenção e receber os prestadores.
  • Organizar as salas de reuniões e prepará-las para o próximo evento, inclusive testando o serviço de videoconferência.
  • Organizar o roteiro do motoboy para diversos serviços.

Aquisição de Suprimentos

  • Realizar cotações de produtos e serviços, analisando as propostas e atuando para equalizar os orçamentos de acordo com as orientações que receber.
  •  Adquirir e renovar licenças de software, mantendo o registro dos itens.
  • Etiquetar bens duráveis com a placa de patrimônio, de acordo com as orientações da Superintendência e da Contabilidade.

Interação com a equipe de Suporte de Tecnologia

  • Manter atualizadas as listas de distribuição de e-mails com os respectivos membros.
  • Manter organizados os arquivos físicos e digitais da instituição e assegurar que a estrutura da rede seja utilizada de acordo com a orientação interna.
  • Abrir chamados para atendimento técnico de instalação de softwares ou apoio aos membros da governança.

Outras responsabilidades

  • Apoiar nas ações de acolhimento de novos colaboradores.
  • Organizar e realizar as ações comemorativas, tais como aniversariantes do mês, aniversariantes de tempo de empresa, datas festivas e confraternizações.
  • Apoiar nas respostas aos questionários e pesquisas recebidos.
  • Facilitar o acesso do público interessado ao Acervo de Memória Institucional, agendando o atendimento e assegurando o retorno dos itens ao local de guarda. 


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